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Come appare l’interfaccia ordini nella Dashboard

Vai nella Dashboard Venditore -> ORDINI

La prima schermata che si visualizza è l’elenco degli ordini, una lista sequenziale e numerica degli ordini richiesti. Cliccando sul ID di un ordine entrerete nella scheda ordine.

Come si può notare dalle immagini la pagina è formata da blocchi, ogniuno con una specifica funzione:

• La lista dei PRODOTTI dell’ordine e le loro caratteristiche
• Riassunto costi e RIMBORSI
• SPEDIZIONE da impostare
• INDIRIZZI
• STATO dell’ordine
• dati CLIENTE
• GUADAGNI
• APPUNTI ordine o NOTE ordine

Ogni parte della pagina ha specific comandi da dover conoscere.

Come mai quando ricarico la pagina mi dice che non ho i permessi per visualizzare il mio ordine ?

Questo avviene perché la sessione di visualizzazione dell’ordine è scaduta e il sistema non permette l’accesso senza il tocken di sicurezza del sito che si genera dalla lista ordini.
SOLUZIONE: riaprire l’ordine dalla lista ordini.

Attenzione alle azioni non più modificabili

è importante sapere che alcune azioni non possono essere più modificabili dal venditore, ma solo da un amministratore:

CAMBIO DI STATO: COMPLETATO, ANNULLATO , RIMBORSATO -> non permettono di cambiare più lo stato

Attenzione alle azioni che mandano email automatiche

Alcune azioni sulla scheda ordine mandano email in automatico al cliente; fare attenzioni alle azioni effettuate.

CAMBIO DI STATO: LAVORAZIONE, COMPLETATO, RIMBORSATO -> manda un email con le rispettive azioni. (vedere i dettagli nella sezione sugli stati)

AGGIUNTA NOTA AL CLIENTE: la creazione di una “nota per il cliente” nel box Appunti sull’Ordine crea una email automatica con le informazioni sulla nota inserita. Questo non avviene se le note sono private.

STATO dell’ordine

FAI ATTENZIONE ! Selezionare lo stato dell’ordine in RIMBORSATO crea in automatico una email che comunica l’azione al cliente oltre che impostare il prodotto come rimborsato. Inoltre anche lo stato COMPLETATO e IN LAVORAZIONE creano email informative ai clienti (vedi sotto).

• In attesa di Pagamento
• Parzialmente Pagato
• In Lavorazione
• In sospeso
• Completato
• Annullato
• Rimborsato
• Fallito

Con i seguenti stati si può ancora modificare lo stato ordine:

In attesa di Pagamento, IN LAVORAZIONE, IN SOSPESO, FALLITO

Con i seguenti stati NON si può più modificare lo stato ordine:

COMPLETATO, ANNULLATO , RIMBORSATO

Email inviate in automatico al cambio di stato

• In Lavorazione
  • manda un email al cliente che avvisa che stato preso in carico l’ordine. Solitamente il sistema imposta in lavorazione tutti gli ordini pagati automaticamente, quindi è un email praticamente automatica per ogni nuovo ordine.
    + TABELLA RISSUNTIVA ORDINE
• Completato
  • manda un email al cliente che ringrazia dell’acquisto.
• Rimborsato
  • manda un email al cliente spiegando che è avvenuto un rimborso totale o parziale.
    + TABELLA RISSUNTIVA ORDINE con dati del rimborso nella tabella

Tabella dei prodotti

Riassunto Costi e RIMBORSI

SPEDIZIONE

Creare una Spedizione dalla pagina dell’ordine

cliccando sul pulsante “Crea una nuova spedizione” aprirà una lista di comandi da eseguire (vedi anche immagine sopra):

1_spuntare i Prodotti spediti:

visto che esiste la possibilità di spedire l’ordine in più spedizioni è necessario selezionare con una spunta i prodotti inseriti nella spedizione e la quantità spedita.

2_selezionare lo Stato della spedizione:

Selezionare dalla tendina lo stato della spedizione, consigliamo “IN CONSEGNA”. Ma potete scegliere anche la frase opzionale “CONSEGNATO AL CORRIERE”. Se il cliente ritira in sede (nel negozio ) o a una fiera, potete selezionare: “Pronto al ritiro” , “Pronto per il ritiro in Fiera” .

3_Aggiungere informazioni del Tracking:

Aggiungere i dati richiesti nell’input (vedi immagine sopra).

• Fornitore di spedizione
  • Selezionare dalla tendina il Corriere usato. Selezionarlo correttamente perché verrà utilizzato il link diretto al traking di questo corriere con il numero inserito.
  • Non c’è il tuo corriere in lista? Seleziona ALTRO (l’ultimo), appariranno 2 campi:
    il primo sarà il nome del corriere e il secondo url di ricerca della spedizione
    ( se hai un URL diretto alle informazioni della spedizione metti direttamente quello, altrimenti metti il sito del corriere).
• Data di Spedizione
  • consigliato il giorno in cui il corriere prende il pacco
• Numero per il tracciamento
  • ogni corriere ha il suo speciale numero o seriale, inserire quello associato alla spedizione

Manca un corriere che usi dalla lista? Segnalo agli amministratori con l’esempio di un url diretto al tracciamento di una spedizione. In questo modo lo metteremo in lista il prima possibile.

4_Commenti

Aggiungere un eventuale commento. Per le nuove spedizione, dove l’accettazione dell’ordine è stata già inviata come nota, lasciare pure in bianco. Se invece la accettazione dell’ordine non è stata ancora inviata è il momento di farlo tramite questo campo.

5_ Spunta “Notificare i dettagli della spedizione al cliente”
___e CREA SPEDIZIONE

Impostante spuntare che venga notificata la spedizione al cliente. La spedizione viene creata e il cliente la può visualizzare nel suo ordine, ma questa azione manda una email con i dati che avete appena inserito.

Infine creare la spedizione

Come scelta opzione cambiare lo stato della spedizione in consegnato dopo aver consegnato il pacco

E’ sempre possibile modificare la spedizione finché non vengono selezionati i campi Consegnato e Annullato che chiudono definitivamente la spedizione.

Come vengono notificate le spedizioni nella lista ordini

Nella lista degli ordine non vengono visualizzati i vari stati dell’ordine ma utilizza solo 3 condizioni riassuntive. Questo perché sarebbe problematico se si avessero attive 2 spedizioni una con uno stato e l’altra con un altro

• Non Spedito
  • Tutti gli stati diversi da “Consegnato” avranno questa condizione nella lista.
• Spedito
  • Tutti i prodotti sono spediti e tutte le spedizioni sono in stato “Consegnato”.
• Parziale
  • Se alcuni prodotti sono in spedizioni con stato “Consegnato”, e altre non hanno ancora questo stato (quindi alla consegna manca ancora qualche prodotto)

Modificare una spedizione

Una spedizione che va a buon fine non ha necessità di essere modificata. Può essere buona norma modificarla con Consegnato dopo che il pacco è stato consegnato, per non lasciare la notifica in consegna. Alcune volte però è necessario notificare il cliente che la consegna ha avuto un problema.

Per segnalare una modifica alla consegna: cambiare lo stato e scrivere un commento con le motivazioni. Poi inviare la modifica con la notifica al cliente.

Stati disponibili:

1. In Consegna 
   • stato da impostare alla creazione di una spedizione.
2. Consegnato al Corriere
   • scritta alternativa a In Consegna
3. Pronto al ritiro 
   • per ritiro in negozio o sede
4. Pronto per il ritiro in Fiera
   • opzione nel caso si desideri consegnare in una fiera in cui il venditore partecipa.
   • ovviamente è necessario specificare la fiera e locazione nei commenti.
5. Consegnato (Delivered)
   • quando il pacco è consegnato; è un azione che chiude definitivamente la spedizione.
6. Annullato
   • quando la spedizione non è più utilizzabile (compreso il track), è un azione che chiude definitivamente la spedizione.
7. Problemi in stato di risolvimento 
   • quando ci sono dei problemi non risolvibili in un giorno o 2 e quindi è bene segnalare che si stanno risolvendo i problemi.
     ad esempio se il corriere perde il pacco e si scambiano email con il corriere per capire la situazione, o se il corriere dice di aver consegnato e il cliente invece segnala di non aver ricevuto e di nuovo si sta scambiando email con il corriere e ci vuole tempo.
8. In Ritardo
   • se si vuole segnalare al cliente che ci sarà un ritardo ma che verrà comunque poi consegnato.

INDIRIZZI

dati CLIENTE

GUADAGNI

APPUNTI ordine o NOTE ordine