Gestire un Ordine – la procedura

Riassunto azioni all’ordine

Questo è un super riassunto per ricordare velocemente i vari passaggi da fare. Si consiglia di leggere la guida completa per le prime volte.

  • Si riceve l’email dell’ordine
  • Si controlla che la richiesta non abbia problemi:
    __ c’è un problema tecnico con il sito? si chiede allo staff dedicato ai venditori via email.
    __ Non si ha il pacco (segnato invece sul sito)? si avvisa subito il cliente che può recedere con rimborso.
  • Si manda la nota di accettazione dell’ordine ( oltre all’automatica) [Per Contratto !]
  • Si spedisce il pacco [Per Contratto !]
    __ o si segnala che il pacco è pronto al ritiro in negozio/fiera
  • Si crea una spedizione sul sito con il Track ID e i dati del corriere. [Per Contratto !]
    __si può mandare la nota di accettazione ordine anche come commento della spedizione invece che come nota pre-spedizione. Questa è una opzione che permette il sito, per rendere ancora più veloce l’uso del sito.
    __ per un ritiro in sede o fiera, usare lo stato pronto al ritiro.
  • Si chiude l’ordine (consigliato)
    __ per non ricevere richieste di spiegazione dagli admin per ordini non evasi dopo un mese
  • Si rimane in attesa 14 giorni per assistenza a un eventuale reso. [Per Contratto !]
    __ Se entro 14 giorni dalla consegna si richiede il reso, si deve rimborsare tutto (salvo eccezioni descritte in politica reso).
  • __ Se dopo 14 giorni chiedono il reso, a discrezione del venditore (si invita a collaborare con il cliente).
    __ I RIMBORSI DEVONO ESSERE EFFETUATI MANUALMENTE DAL PROPRIO PAYPAL + segnalazione sul sito. [Per Contratto !]
  • Si rimane attivi per eventuali problemi futuri.

Come si viene avvisati di un ordine?

Arriva un Email che comunica la presenza di un ordine

Dall’email del sito (quella con cui ti è arrivata la conferma di registrazione al sito) arriverà una email che ti notifica un nuovo ordine. L’intestazione sarà simile a questo titolo.

oggetto: [LuccaFan STORE ] Nuovo ordine cliente (N.xxx) – 00 mese ANNO

Nell’email viene già fornito il riassunto dei dati sull’ordine: Il prodotto/i, Le quantità, Il prezzo a prodotto, Il prezzo totale, Spedizione scelta, Metodo di pagamento, L’indirizzo di fatturazione, E se differente dal primo L’indirizzo di spedizione.

Procedura all’arrivo di un ordine

Si riceve l’ordine

Nel momento che un cliente acquista un prodotto, si genererà sul sistema un nuovo ordine. Questo ordine apparirà nella lista degli ordini del venditore e sarà inviata un email con i dettagli sia al venditore che al cliente.

Le immagini sottostanti presentano un modello fax simile delle email inviate sia al venditore che al cliente e rispettive bacheche ordine.

Si valuta che l’ordine sia corretto nei dati richiesti e nell’acquisto:

Tutto OK , si procede

Qualcosa non va: si comunica con il cliente o con gli admin (tramite gli strumenti del sito)

Con il cliente: si comunica con Nota al cliente (vedi immagine nel paragrafo sotto) tramite il campo apposito della pagina ordine “Appunti Ordine” dove c’è la possibilità di inviare una Nota al cliente (è un email inviata al cliente con intestazione del sito e dell’ordine e con il testo della nota) . Il cambio dello stato dell’ordine viene sempre notificato al cliente via email

Con il sito: si comunica o tramite l’email dedicata ai venditori o tramite apposito form presente sul sito nella Dashboard venditori.

Non si ha il prodotto disponibile: si avvisa subito il cliente e si chiede se desidera annullare.

Come da contratto (8.15 e 8.20), se il prodotto segnato disponibile sul sito non è disponibile in quel momento, si deve fare subito nota al cliente del fatto ed eventuali tempi di attesa: chiedendogli esplicitamente se vuole attendere mantenendo l’acquisto o se vuole cancellare l’ordine. In quest’ultimo caso è obbligatorio rimborsare.

Come appare la pagina dell’ordine

AVVERTENZE : alcune azioni spediscono email automatiche al cliente ed altre non permettono più la modifica di comandi dell’ordine.
Leggi la guida dettagliata sulla scheda prodotto, con le note sulle email automatiche e le azioni non modificabili.

Ogni ordine ha una pagina dedicata con tutte le informazioni. Qui l’esempio di come appare la pagina con i suoi comandi.

Vai alla guida completa sulla struttura della sezione ordini e scheda ordine

Si invia la conferma aggiuntiva dell’accettazione dell’ordine:

scheda singolo ordine aggiungere nota ordine
Esempio NOTA AL CLIENTE

Comunica al cliente che l’ordine è stato accettato (anche dal venditore).

Come da contratto (8.15 e 8.17), viene richiesto al venditore di spedire un ulteriore conferma di presa in carico da parte del venditore dell’ordine. Questa è un email aggiuntiva oltre a quella già automatica che viene spedita dal sito all’acquisto.

Per spedire la conferma: utilizzare il campo apposito della pagina ordine “Appunti Ordine” dove c’è la possibilità di inviare una Nota al cliente (è un email inviata al cliente con intestazione del sito e dell’ordine e con il testo della nota). Guarda l’immagine di esempio.
ATTENZIONE che le note private sull’ordine sono visibili al venditore e agli amministratori del sito.

Esempio per il testo: “Il suo ordine è stato ricevuto e accettato da [NOME VENDITORE]. Presto sarà avvisato della spedizione.” o “Abbiamo ricevuto e accettato il suo ordine. Presto la avviseremo della spedizione”. Il testo inviato non è rilevante legalmente, importante e che contenga la parola ACCETTATO o qualunque sinonimo comprensibile.

IN CASO I TEMPI di INVIO del prodotto siano più lunghi di quelli segnalati sulla scheda negozio/prodotto:

Come da contratto (8.5) viene richiesto di segnalare nell’email di conferma anche le tempistiche di consegna differenti.

Il sito concede di spedire la conferma assieme ai dati della spedizione nel caso il tempo tra l’acquisto e la spedizione non superi i 2 o 3 giorni lavorativi. Leggi come farlo assieme QUI sotto

Si impacchetta il prodotto e si chiama il corriere

Il venditore deve gestire la spedizione: con il corriere o loro direttamente.

Come da contratto (8.3 e 8.5 e 8.16 e 8.21), il venditore dovrà gestire la spedizione in piena autonomia, consegnando personalmente o tramite un corriere di fiducia. Spedendo il prodotto all’indirizzo del cliente mostrato sulla scheda d’ordine.

Cambio di Indirizzo: non c’è problema se tra l’acquisto e la spedizione il cliente chiede di cambiare l’indirizzo. L’importante è che la richiesta di cambio indirizzo venga effettuata tramite i sistemi del sito (Ticket di assistenza), per mantenere traccia dell’effettivo cambio. Inoltre sarebbe buona norma inserire una nota privata o anche al cliente sull’ordine per segnalare il novo indirizzo. Non ci sono parti nel sito per impostare il novo indirizzo. Nell’ordine rimarrà il vecchio indirizzo indicato.

Cambio indirizzo tramite Tickets di assistenza e nota sull’ordine: questo per soddisfare la clausola 8.21 del contratto in cui il venditore deve inviare il pacco all’indirizzo del cliente (se il cliente chiede un cambio al venditore in privato, poi viene fuori di non aver ricevuto il pacco, il sito può solo constatare che il venditore ha spedito all’indirizzo diverso da quello segnato sull’ordine, mentre se c’è traccia di un altro indirizzo, la clausola 8.21 è stata comunque seguita essendo presente sul sito un indirizzo cambiato.).

Comunicare al cliente la spedizione e il track spedizione

scheda singolo comandi spedizione
Come compilare una nuova spedizione

Il venditore deve comunicare il tack di spedizione: tutti i dati per rintracciare il pacco.

Come da contratto ( 8.17), il venditore deve fornire al cliente i dati per rintracciare il pacco, nelle specifico: il numero di spedizione (comunemente chiamato track spedizione), il nome del corriere (un nome riconoscibile), il sito dove tracciare il percorso del pacco (solitamente quello stesso corriere.

Per spedire i dati di spedizione: utilizzare il box apposito della pagina ordine chiamato “Spedizioni” e poi usare il pulsante “Crea una nuova spedizione”. Si apriranno una serie di comandi da compilare. Segui la guida completa su come compilare correttamente la spedizione QUI sotto.

Avvisare che il track sarà attivo dopo alcune ore o il giorno dopo: alcune volte se si mette in giornata il numero nel box di tracciamento del sito del corriere, questo dice che il numero non esiste. E’ una situazione per cui il track è stato creato ma non ancora registrato. In questi casi consigliamo se possibile di avvisare nelle note che il numero sarà registrato nel sistema dopo alcune ore.

Vai alla guida completa sulla CREAZIONE DI UNA SPEDIZIONE

All’arrivo del pacco, passare lo stato dell’ordine a COMPLETATO

stato ordine completato

Il venditore, quando la consegna è stata effettuata, dovrebbe segnare come stato dell’ordine COMPLETATO.

E’ preferibile segnare sempre un ordine andato a buon fine come concluso. Questo eviterà che gli amministratori del sito, trovando un ordine vecchio ancora aperto, non richiedano chiarimenti alla situazione dell’ordine. Molti meno problemi se questa operazione viene effettuata dopo qualche giorno. Si ricorda che ogni cambio di stato viene segnalato al cliente via email .

Cambiare lo stato in COMPLETATO invia automaticamente un email di ringraziamento per l’acquisto al cliente.

Tenere d’occhio le richieste di rimborso

Il venditore, dovrà gestire eventuali rimborsi pervenuti entro 14 giorni dalla consegna del pacco.

Come da contratto (8.23) il venditore è tenuto a rimborsare al 100% tutte le richieste pervenute entro i 14 giorni dalla consegna del pacco. Inoltre ha 14 giorni di tempo per restituire i soldi e può decidere lui se far pagare la spedizione del reso al cliente o no.

VAI ALLA GUIDA: SUI RIMBORSI a questo link.

IMPORTANTE! I RIMBORSI DEVONO ESSERE EFFETTUATI A MANO DAL PROPRIO ACCOUNT PAYPAL, E NOTIFICATI TRAMITE GLI STRUMENTI DEL SITO. IL SITO NON è IN GRADE DI FARE RIMBORSI AUTOMATIZZATI!.

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